Office News n°30 Septembre 2006 - (Page 8)
Organisation ASTUCES INFORMATIQUES ACCESS Diminuez l'encours client Les impayés fragilisent l’équilibre de l’entreprise : le coût de traitement des procédures de recouvrement, les frais bancaires indirects et la baisse de liquidité sur les comptes sont autant de facteurs à prendre en compte. À défaut de pouvoir sécuriser les créances courantes par l’appui de cautionnaires, inversez le processus grâce au plan « AVAL ». Créez une liste déroulante Pour parer à toute erreur de saisie, guidez l’utilisateur de votre formulaire grâce à des menus déroulants. Ouvrez la table 1. Ouvrez la base de données, puis cliquez sur l’icône Tables de la zone Objets. 2. Sélectionnez la table à modifier et cliquez sur l’icône Modifier. Activez l’Assistant 1. Repérez, dans la zone Type de données, la cellule associée au nom de champ concerné par la liste et contenant l’inscription Texte, puis cliquez à l’intérieur de celle-ci. 2. Activez la flèche de choix qui apparaît et cliquez sur l’option Assistant Liste de choix. Une fenêtre s’ouvre. Créez la liste 1. Cochez l’option Je taperai les valeurs souhaitées et cliquez sur Suivant. 2. Saisissez le chiffre de votre choix dans la zone Nombre de colonnes. 3. Cliquez dans la cellule vide située sous le titre Col1 et saisissez votre texte (ex. : Tarif A). 4. Insérez les occurrences suivantes (ex. : Tarif B, Tarif C, etc.), puis cliquez sur Suivant. 5. Nommez l’étiquette (ex. : Tarif), puis cliquez sur Terminer. Modifiez la liste 1. Cliquez dans la cellule Type de données du champ associé à la liste. 2. Activez l’onglet Liste de choix de la zone Propriétés du champ (dans la seconde partie de la fenêtre) : la liste s’affiche au regard de la zone Contenu. La formule du contenu s’affiche (ex. : ‘’Tarif A’’ ; ‘’Tarif B’’ ; ‘’Tarif C’’). 3. Sélectionnez, dans la cellule, l’occurrence à modifier ou complétez la liste selon vos besoins. Pour information, chaque occurrence est encadrée par des guillemets, et un point-virgule les sépare. Une fois les informations saisies, fermez la fenêtre et validez les changements en cliquant sur OK. - Agnès Taupin - > Signalez tout contretemps prévisible : si la livraison ne peut avoir lieu à temps, prévenez son destinataire. Dans le pire des cas, il annulera la commande. En tout état de cause, il appréciera d’avoir été averti. ANTICIPEZ LES PROBLÈMES AGISSEZ MÉTHODIQUEMENT Pour se prémunir contre l’indélicatesse de ses clients, votre entreprise se doit d’être prudente. > Proposez une révision des conditions générales de vente : le juriste de votre société pourra vous offrir d’ajouter des clauses spécifiques à votre activité et préciser les modalités de paiement. Parallèlement, revoyez le taux des pénalités de retard applicables, inscrit sur vos factures (décret 2003-632 du 1er juillet 2003). > Initiez un système de contrôle de la solvabilité des nouveaux clients : en dehors des informations disponibles auprès du service INFOGREFFE, contactez le bureau des hypothèques, ou demandez à consulter les registres des privilèges de la Sécurité sociale ou du Trésor. > Sensibilisez le personnel de votre entreprise : les commerciaux, le personnel administratif, les livreurs peuvent avoir recueilli des informations précieuses : invitez-les à tirer la sonnette d’alarme s’ils ont connaissance de faits susceptibles de fragiliser vos relations commerciales avec votre clientèle. Un tiers des litiges de paiement est provoqué par l’entreprise chargée d’honorer la commande. N’armez jamais votre client ! > Présentez des procédures de suivi des commandes : instaurez, par exemple, une check-list de contrôle, où figureront toutes les étapes du processus, de la commande à la livraison. S’il en existe, vérifiez que soient appliquées les procédures mises en place par la certification ISO. Éditez également un document qui sera complété et signé par le client lors de la livraison ou à la fin de la prestation. > Facturez sans tarder : s’il n’est pas d’usage de remettre vos factures à la livraison, organisez l’édition des factures dans les jours qui la précèdent. LIMITEZ LES ABUS VÉRIFIEZ LES ENGAGEMENTS Honorer une commande constitue un contrat commercial qui engage la responsabilité pénale de votre entreprise. > Contrôlez les CGV visées par le client, surtout si elles sont inscrites au dos du bon de commande ! Toute clause modifiée ou écartée sera considérée comme acceptée si votre entreprise effectue la livraison. Dès le premier retard, organisez les relances. > Surveillez les impayés : chaque semaine, contrôlez les paiements à l’aide d’un tableau de bord qui indiquera le délai maximal accordé à chaque client. > Prévoyez plusieurs niveaux de relance, assortis de leur modèle de lettre type. S’il faut engager une procédure de contentieux, faites-le à bon escient. Lorsqu’un client n’est pas solvable, mieux vaut conclure avec lui une transaction amiable. > Impliquez les commerciaux afin qu’ils relaient l’information ou qu’ils négocient les nouveaux contrats avec davantage de circonspection. De fait, le dialogue direct est le fer de lance de la réussite. - Agnès Taupin - LA PA DU MOIS Chaque mois, nous vous proposons une idée pour faire évoluer le mode de fonctionnement de votre entreprise : notre Proposition d’Amélioration. RATIONALISEZ LE CLASSEMENT La consultation des documents courants d’entreprise relève souvent plus du parcours du combattant que de la promenade de santé ! La plupart du temps, seul un initié parvient à retrouver rapidement les informations classées dans les dossiers physiques ou électroniques et à les consulter simultanément. Pourtant, il suffit d’appliquer une logique commune aux deux systèmes pour gagner du temps ! Faites le point Analysez le contenu des classeurs et dossiers physiques rangés dans votre bureau ou votre service : les informations stockées sont-elles utiles ? Font-elles doublons avec les données conservées par le biais d’un autre système de stockage : GED, numérisation interne, serveur ? Supprimez définitivement les documents inutiles ou redondants et réorganisez le classement de chaque classeur. Créez des étiquettes communes Harmonisez les dénominations de vos dossiers. Par exemple, le dossier Administratif > Frais de déplacements contiendra quatre sous-dossiers : commerciaux, direction, managers, personnel ; chaque sous-dossier pourra accueillir des rubriques aux noms identiques : hôtel, transport, etc. - Nathalie Baillon - OFFICE NEWS - LA LETTRE DES ADJOINTS DE DIRECTION - N°30 - SEPTEMBRE 2006
Table des matières de la publication Office News n°30 Septembre 2006
ACTUS : les infos essentielles pour votre entreprise
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : gardez le cap dans la tourmente
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : fixez-vous un objectif
FORMATION CONTINUE : réussir sa newsletter
FORMATION CONTINUE : visez le long terme
ORGANISATION : diminuez l'encours client - La PA du mois - Access
FRANCAIS : doit-on éviter les négations ?
ANGLAIS : extension de la société
Office News n°30 Septembre 2006
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