Office News n°30 Septembre 2006 - (Page 2)
Développement personnel Gardez le cap dans la tourmente La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. À l’instar du personnel qui la compose et l’anime, elle traverse des périodes ou des événements qui la malmènent. Sachez évaluer la nature et les répercussions d’une situation de crise afin d’en atténuer l’effet déstabilisant pour votre équipe ou vos collègues. de les inciter à s’adapter. Vous devrez faire preuve de pédagogie et aller à l’essentiel dans un esprit pragmatique. > La direction SE SITUER DANS LA CRISE Lorsque la crise a éclaté, mieux vaut la regarder en face et conserver son calme. Apprenez à en dresser rapidement le diagnostic afin de définir les actions et comportements à adopter. > La direction a anticipé le problème Dès que la décision de délocaliser une partie des unités, de fusionner avec un grand groupe ou encore de réduire les effectifs a été entérinée, la direction de votre entreprise a réuni une cellule d’accompagnement. Son objectif consiste à instaurer un dispositif de communication et à mener des actions précises : plan de formation et de reconversion, bilans de compétences et outplacement, cours de langues, sensibilisation au multiculturalisme professionnel, primes, soutien et conseils pour ceux qui ont un projet personnel et veulent quitter la société, etc. La réaction de l’équipe : face à de tels changements, les premières réactions du personnel peuvent osciller entre crainte et colère, générant stupeur ou panique, résistance ou passivité. Votre rôle dans la crise : à la fois membre de l’équipe et proche des dirigeants et managers, vous occupez une position stratégique pour relayer et surtout clarifier l’information. Vous connaissez bien vos collègues : vous pouvez donc leur expliquer les mesures d’accompagnement, trouver les mots justes pour les rassurer, puis les inciter à l’action. Pour ce faire, privilégiez une attitude de disponibilité, d’ouverture et d’écoute. Restez serein devant leur mécontentement, sachez accueillir leur désarroi avec empathie, puis posez-leur des questions ouvertes et factuelles afin ne communique pas Prise au dépourvu ou craignant les réactions négatives, la direction ne s’exprime pas ou très peu. Les rumeurs alarmistes vont bon train face au silence et l’immobilisme, réel ou apparent, des dirigeants… Or, dans ces circonstances, rien n’est pire que le manque d’information. Chacun, à tort ou à raison, se sent alors concerné sans pouvoir agir. La certitude qu’un danger qui s’annonce provoque alors l’affolement général. La réaction de l’équipe : la vive inquiétude qui alimente les ondit engendre une démotivation qui ralentit considérablement le travail. Dans votre service, l’état d’esprit est explosif ou atterré. Votre rôle dans la crise : votre position est délicate, et vous manquez d’informations pour démentir efficacement les rumeurs pessimistes. Alertez votre hiérarchie au plus vite sur les conséquences fâcheuses de ce black-out et tâchez d’obtenir des explications complémentaires, ainsi que les solutions envisagées pour les collaborateurs. De cette façon, vous pourrez jouer votre rôle de relais après l’avoir mis en forme et adapté l’information aux préoccupations de vos collègues. À défaut, proposez des réunions à votre équipe pour élaborer en commun des pistes pour surmonter la crise qui se profile à l’horizon. Ce qu’il faut faire : organisez des réunions « de créativité » au cours desquelles vous réfléchirez aux sujets suivants : aménagement des horaires, covoiturage, journée continue, possibilité de prendre son déjeuner sur place, recherche de haltes-garderies, entraide, mise en commun de ressources et de solutions. Toutes les idées innovantes seront les bienvenues. En outre, ce sera certainement l’occasion de renforcer l’esprit d’équipe et sa cohésion. > L’annonce d’un plan > La disparition brutale d’un leader charismatique Avant l'arrivée du nouveau chef, l’angoisse est palpable : comment va-t-il se comporter, quelles seront ses décisions, quel manager est-il, qui estil, d’où vient-il, etc. ? Pour ne rien arranger à la situation, les commérages lui prêtent tous les défauts redoutés : il est impitoyable, c’est un bourreau de travail, c’est un technocrate ou un indécis… Ce qu’il faut faire : préparez la biographie du nouveau patron. Réunissez toutes les informations fiables que vous pourrez trouver pour en dresser le portrait le plus juste et nuancé. Présentez ses réussites, les domaines et les types d’entreprises ou les services qu’il a dirigés. Enfin, insistez sur les dimensions managériales et humaines de ses fonctions. de restructuration Le nom et l’organisation interne du service sont modifiés, les objectifs évoluent… Il faut désormais être polyvalent au sein du service et accepter davantage de responsabilités. L’équipe doit s’adapter à cette profonde réorganisation, mais certains peinent à saisir l’enjeu et conservent leurs anciennes habitudes de travail. Ce qu’il faut faire : impulsez la réorganisation du service le plus vite possible pour que tout le monde puisse mesurer le chemin à parcourir. Soulignez également l’opportunité que cela représente pour chacun, en termes d’évolution des compétences et d’acquisition de nouveaux savoir-faire. > Le rachat de l’entreprise par un groupe étranger Votre entreprise a été rachetée par un groupe international. Tous les collaborateurs sont maintenus à leur poste, mais l’encadrement supérieur est désormais assuré par des cadres venus de l’étranger. Il s’agit d’un véritable choc des cultures : outre les nuances linguistiques mal maîtrisées qui peuvent provoquer quiproquos et malaises, le rapport au temps, à la hiérarchie, à l’autonomie ou à la délégation est différent, ce qui entraîne incompréhension et agressivité dans votre équipe. 5 minutes pour… Modérer un bavard Lorsqu’une crise s’annonce, la tentation est forte pour un anxieux volubile de faire profiter le reste de l’équipe de ses inquiétudes. Il a alors tendance à parler à tort et à travers. Vous devez intervenir au plus vite avant qu’il ne distille toute sorte de rumeurs ravageuses. GÉRER LES CRISES TECHNIQUES Votre équipe a besoin de votre soutien. Tel un capitaine de navire, vous devrez faire preuve de sang-froid pour donner confiance à l’équipage et veiller à ce que les manœuvres soient exécutées. > Technique n° 1 : il s’épanche en public sur un sujet dont vous ne voulez pas débattre. Regardez-le, écoutez-le, mais ne répondez pas. Votre neutralité et votre silence le feront s’arrêter. > Le déménagement de l’entreprise Loyer trop cher, locaux trop exigus, bâtiment vétuste…, la direction a tranché en faveur d’un déménagement de la société. Au sein de votre équipe, deux clans se sont formés : les « pour » et les « contre ». > Technique n° 2 : proposez-lui un entretien privé. Questionnez-le sans vous laisser entraîner dans un échange d’opinions ordinaire. Après chacune de ses déclarations, demandez-lui quels faits le conduisent objectivement à conclure de cette manière. Il se rendra compte par lui-même de ce qui relève de ses peurs et projections personnelles. S’il mentionne des faits objectifs, demandez-lui comment il envisage de les affronter. Attendez, avant de lui indiquer des pistes, qu’il réfléchisse posément et qu’il se montre rationnel. OFFICE NEWS - LA LETTRE DES ADJOINTS DE DIRECTION - N°30 - SEPTEMBRE 2006
Table des matières de la publication Office News n°30 Septembre 2006
ACTUS : les infos essentielles pour votre entreprise
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : gardez le cap dans la tourmente
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : fixez-vous un objectif
FORMATION CONTINUE : réussir sa newsletter
FORMATION CONTINUE : visez le long terme
ORGANISATION : diminuez l'encours client - La PA du mois - Access
FRANCAIS : doit-on éviter les négations ?
ANGLAIS : extension de la société
Office News n°30 Septembre 2006
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