Office News n°30 – Septembre 2006 - (Page 4)

Formation continue L’écriture d’une newsletter est fortement conditionnée par les spécificités de la lecture sur écran. Apprenez à rédiger un contenu efficace et à réaliser une mise en pages dynamique. Réussir sa newsletter - séquence 3 Les conférences de rédaction organisées en amont vous ont permis de définir la liste des sujets à évoquer dans votre newsletter en préparation. Vous avez rassemblé les éléments « bruts » du premier numéro. Hiérarchisez à présent les informations et adaptez les textes aux contraintes de la lecture sur écran. Pour aller plus loin RELECTURE EFFICACE Votre rôle de « rédacteur en chef » de la newsletter implique que vous supervisiez la correction et la relecture des articles reçus. Pour gagner du temps : Dynamisez le fond et la forme > Contrôlez la disposition des informations ATTIREZ L’ŒIL DE L’INTERNAUTE La maquette de votre newsletter répond à un choix judicieux en matière de couleurs et de typographie ; les lignes de texte comportent entre 50 et 60 caractères. Tout semble correspondre à ce que l'on pourrait appeler votre « cahier des charges » graphique. Il est temps d’organiser la disposition des articles. Comparée à une version « papier », la lecture d’un texte sur écran réclame environ 25 % de temps supplémentaire. Pour plus de confort, développez une idée par paragraphe de cinq à six lignes au maximum. Utilisez des sous-titres dynamiques. Attention ! Au-delà de trois niveaux de lecture, un document perd son sens. Si vous ne pouvez pas réunir vos articles sur une seule page, fractionnez-les et proposez à l’internaute d’accéder à l’intégralité des informations en cliquant sur un lien hypertexte. Bien entendu, chaque nouvelle page devra répondre aux mêmes contraintes et disposer d’un lien vers le sommaire. • Incitez les rédacteurs à calibrer leurs textes au plus juste. Indiquez-leur le nombre de signes (caractères et espaces) requis pour chaque rubrique, ainsi que la structure type de l’article (ex. : un titre de 50 signes, une introduction de 200 signes, un texte de 800 signes avec trois paragraphes, etc.). > Synthétisez le contenu > Classez les informations Toute publication contient des textes plus ou moins captivants. Triez les chroniques reçues par niveau d’importance pour l’entreprise (ex. : la sortie d’un nouveau produit) ou pour le lecteur (ex. : l’interview d’un leader d’entreprise). Présentez ces sujets en haut de page et placez les autres dans un ordre décroissant d’intérêt. Relisez chaque paragraphe avec attention. S’il y a lieu, éliminez les termes inutiles ou les constructions stylistiques complexes. Reformulez les phrases trop longues pour les ramener à 15 ou 20 mots. Précisez la signification de toutes les abréviations utilisées et ajoutez éventuellement un glossaire. Attention ! Ne « lissez » pas exagérément le style de vos rédacteurs, sous peine de réaliser une newsletter ennuyeuse. • Invitez vos collègues à relire à voix haute leurs textes avant de vous les transmettre. Ils pourront constater plus aisément leurs éventuelles lourdeurs rédactionelles. • Si l’article semble compliqué > Guidez le lecteur Votre newsletter est trop longue ? Ajoutez, en haut de page, un sommaire composé de liens hypertextes. D’un simple clic, le lecteur accédera ainsi à la rubrique qui l’intéresse. > Traquez les erreurs > Suscitez son intérêt Reliés au sujet principal par un lien hypertexte, le titre et l’accroche de chaque article en déterminent la lecture. Pour engager le destinataire à prendre connaissance de l'ensemble de vos informations, optez pour des titres particulièrement explicites (ex. : Spam : êtes-vous conscient du danger ?), préparez des accroches séduisantes, accompagnées ou non de visuels (ex. : Prises d’assaut par les spammeurs, comment les PME peuvent-elles lutter ? X vous dévoile les secrets d’une protection sans faille). Pour ne pas risquer de ternir ou de discréditer l’image de votre entreprise, vérifiez la véracité des données communiquées par les rédacteurs (tarifs, contacts, noms des personnes et chiffres cités, etc.) et mentionnez les sources utilisées. Chassez les fautes d’orthographe et de grammaire, propres à décrédibiliser le contenu de vos articles. À ce titre, prévoyez au moins trois relectures, confiées à différentes personnes. ou si vous testez les compétences d'un nouveau rédacteur, réclamez-lui un plan avant qu’il ne commence à rédiger. • Donnez des consignes claires pour les images. Précisez le format de fichier à fournir (ex. : jpeg), sa résolution, etc. Pour l’impression, une résolution de 300 dpi est exigée ; en revanche, 72 dpi suffisent sur écran. Microsoft Office Picture Manager permet de réduire aisément le poids des images. TESTEZ VOTRE NEWSLETTER Votre newsletter est prête ? Adressez-vous un exemplaire par e-mail et testez tous les liens hypertextes présents sur le document, y compris celui qui permet à l’internaute de se désabonner. Pensez à cliquer sur votre logo pour ouvrir le site commercial de votre entreprise, puis revenez à votre newsletter en activant le lien relié à l’exemplaire stocké sur votre site. Apportez, si besoin, les corrections nécessaires et communiquez la newsletter à vos supérieurs hiérarchiques pour dernière lecture et visa d’envoi. • Exigez que l’on vous communique des liens hypertextes vers les sources citées. Vous pourrez ainsi facilement repérer les copier-coller et éviter les poursuites pour plagiat. SUPERVISEZ LES ARTICLES Une fois le lien activé, l’article affiché à l’écran doit être suffisamment attractif pour solliciter la lecture intégrale du sujet traité. • Préparez FAITES LE POINT Respectez les droits d’auteur et d’image Une newsletter est soumise aux mêmes règles de droit que l’ensemble des publications, quel que soit leur mode de diffusion. > Pour entériner votre droit de publier les articles rédigés par vos salariés, prévoyez la rédaction d’un avenant à leur contrat de travail. > Pour diffuser des images ou des illustrations, abonnez l’entreprise à une banque d’images ou faites réaliser l’ensemble des photos ou dessins requis. Inscrivez sous chaque élément le nom du photographe ou de l’illustrateur. > Pour reproduire un article paru sur un site ou dans la presse, passez un accord écrit avec l'administrateur du site Internet ou le responsable de l'organe de presse concerné pour reproduction partielle, totale ou renvoi vers son propre site à l’aide d’un lien hypertexte. un document de suivi pour chaque article. Placez-le, par exemple, sur la couverture d’une pochette cartonnée affectée à ce travail. Indiquez-y les corrections à apporter, les éléments en attente et l’avancée du travail (relecture 1, mise en pages, relecture 2…). • Offrez une formation à l’équipe ou demandez des conseils à un professionnel des médias. Un stage d’écriture pourrait vous aider à vous perfectionner. > Pour publier des photographies, sollicitez une demande écrite auprès de l'intéressé. OFFICE NEWS - LA LETTRE DES ADJOINTS DE DIRECTION - N°30 - SEPTEMBRE 2006

Table des matières de la publication Office News n°30 – Septembre 2006

ACTUS : les infos essentielles pour votre entreprise
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : gardez le cap dans la tourmente
DEVELOPPEMENT PERSONNEL : fixez-vous un objectif
FORMATION CONTINUE : réussir sa newsletter
FORMATION CONTINUE : visez le long terme
ORGANISATION : diminuez l'encours client - La PA du mois - Access
FRANCAIS : doit-on éviter les négations ?
ANGLAIS : extension de la société

Office News n°30 – Septembre 2006

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