Expertises des Systèmes d'information - Mai 2020 - N°457 - Le mensuel du droit de l'informatique et du multimédia - 198

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DROIT DE LA PREUVE

Durée de conservation des
documents : à ne pas confondre
avec la durée légale !
Même si la durée légale de conservation est
écoulée, il ne faut pas détruire un document qui
peut encore se révéler essentiel pour la défense
des intérêts de l'organisation considérée, rappelle
la cour d'appel de Paris.

P

ar son arrêt rendu le
31 janvier 20201, la Cour
d'appel de Paris vient
opportunément rappeler
que les délais de conservation «  légaux  » ne sont pas le
seul critère de détermination
de la durée de conservation des
documents.

n'était soumise qu'à un délai de
conservation de deux  ans, raison
pour laquelle elle ne disposait plus
des pièces du dossier lors de la
survenance du litige, ce d'autant
plus qu'au moment de l'accident
(2005), «  la dématérialisation
des pièces n'était pas encore
d'actualité » (sic).

Enseignement

Faits et decision

La cour d'appel donne raison à
l'employeur, et rappelle que «  la
caisse ne saurait se prévaloir [de
l'article D. 253-44 du code de la
sécurité sociale], texte de gestion
technique interne lui donnant la
possibilité de ne pas conserver
des pièces justificatives papier
au-delà d'un certain délai pour
échapper de ce simple fait aux
obligations probatoires auxquelles
elle peut être soumise dès lors que,
comme en l'espèce, les délais de
recours contre ses décisions ne
sont pas expirés  ; il appartenait
en conséquence à la caisse, en
considération d'un recours encore
possible, de conserver, en tout état
de cause sous une forme ou une
autre et au besoin papier, les pièces
justificatives pouvant devoir être
fournies en cas de contestation
demeurant légalement possible ».

Ils tendent en effet à considérer, comme l'avait fait la CPAM
en l'espèce, que lorsque la loi
impose une durée de conservation
dite « légale » pour une typologie de
document, alors ceux-ci peuvent
être détruits à l'issue de cette durée.
C'est oublier que la durée de conservation légale constitue simplement
une indication minimum, souvent
liée à une obligation fiscale ou
comptable.

En l'espèce, une salariée avait
procédé en 2005 à une déclaration
de maladie professionnelle. Un
litige survient en 2013 entre son
employeur et la CPAM suite au
refus de prise en charge par cette
dernière. L'action de l'employeur
contre le refus de la CPAM avait
été rejetée comme forclose par le
juge de première instance.
A l'appui de son appel, l'employeur
invoquait le fait que la caisse ne
rapportait pas la preuve de la date
à laquelle elle lui avait notifié son
refus, de sorte que le point de départ
du délai pour agir en contestation
ne pouvait être déterminé. La CPAM
justifiait sa carence probatoire par le
fait qu'en vertu de l'article D. 253-44
du code de la sécurité sociale, elle

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EXPERTISES Mai 2020

Cette décision est importante car
elle met en lumière une confusion
fréquente opérée par les professionnels lorsqu'ils déterminent les
durées de conservation de leurs
documents, que ceux-ci soient
sous forme papier ou électronique.

Ce délai légal est sans rapport avec
la durée de prescription, pendant
laquelle une action judiciaire
reposant sur le document en
question peut être intentée. Même
si la durée légale de conservation
est écoulée, il ne faut pas détruire un
document qui peut encore se révéler
essentiel pour la défense des intérêts
de l'organisation considérée.

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