Expertises des Systèmes d'information - Le mensuel du droit de l'informatique et du multimédia - Octobre 2018 - n°439 - 344
Doctrine
Données personnelles
La mise en place du RGPD
au sein d'un service RH
Le service des ressources humaines d'une
organisation collecte et traite un ensemble de
données personnelles très diversifiées et dont
certaines sont très sensibles. Qu'en est-il des mesures
et procédures pour la mise en conformité au RGPD ?
L
e nouveau règlement européen
2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD)
Règlement général pour la
protection des données, relatif
à la protection des personnes physiques
à l'égard du traitement des données
à caractère personnel et à la libre
circulation de ces données, est entré
en vigueur le 25 mai 2018. Il impose au
responsable du traitement (articles 24
alinéa 1 et 32 de la Directive) de « mettre
en œuvre des mesures techniques et
organisationnelles appropriées afin
de garantir un niveau de sécurité
adapté au risque » pour assurer la
protection des données consacrée
comme droit fondamental (article 16 de
la Charte des droits fondamentaux de
l'Union européenne). C'est pourquoi
la question du traitement des données
à caractère personnel au sein d'un
service des ressources humaines est
d'actualité.
Qu'est-ce que la mise en
conformité au RGPD au
sein d'un service RH ?
Les données à caractère personnel
collectées et détenues par le service
Ressources humaines concernent aussi
bien les candidats à l'embauche ou
les stagiaires, que les salariés protégés ou non dans le cadre de l'exécution de leur contrat de travail jusqu'à
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la fin dudit contrat (gestion, formation,
et organisation du travail...), les intérimaires que les travailleurs d'entreprises extérieures intervenantes ou les
travailleurs indépendants. S'agissant
des données personnelles identifiant
le salarié directement (nom prénom)
ou indirectement (matricule, numéro de sécurité sociale, identifiant...),
une protection adéquate aussi bien
physique (moyens techniques adaptés)
que juridique (protection des données
personnelles) est nécessaire.
Ces données peuvent figurer dans des
traitements automatisés bien structurés,
ou dans des fichiers manuels élaborés
par les salariés de différents services
de la société. Certains fichiers ont
fait l'objet de déclarations préalables
auprès de la Cnil, d'autres de
déclarations simplifiées, mais souvent
les déclarations ont pu évoluer et ne
sont plus à jour.
Le Règlement européen a supprimé
les déclarations au profit d'une totale
autonomie du chef d'entreprise dans la
définition d'une politique de gestion des
données à caractère personnel de son
entreprise, qui implique ses salariés
mais également les représentants du
personnel. Ce travail collectif permettra
de renforcer (comme l'indique la Cnil)
la confiance de ses collaborateurs.
EXPERTISES OCTOBRE 2018
Toutefois, l'autonomie de l'employeur et
de ses sous-traitants qui auront accès à
ces données (hébergeurs de solutions,
cabinets d'expertise comptable, de
recrutement, consultants...), n'est pas
sans limite ni responsabilité s'ils ne
respectent pas les principes issus du
Règlement européen. Une double
protection lui incombe : juridique,
protéger le droit des données
personnelles, et physique, choisir
les outils techniques adéquats pour
assurer la sécurité physique des
données personnelles collectées. La
tâche n'est pas aisée.
La mise en conformité
implique une
méthodologie et la mise en
place de procédure.
Le recensement des
données à caractère
personnel
La première action consiste à recenser
les données à caractère personnel
que l'on retrouve à travers la gestion
du personnel (embauche, formulaire
d'embauche, curriculum vitae), les
relations de travail (le contrat de
travail, son exécution), les évaluations
annuelles, les annuaires d'entreprise,
les organigrammes, les déclarations
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