COMPTES DE LA SOCIÉTÉ ZODIAC AEROSPACE
RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE

Le code d’Éthique a fait l’objet d’une révision avec une date d’application d’octobre 2013.

3) Les activités du contrôle interne

a) Le référentiel des procédures

Les principales procédures intéressant le fonctionnement du Groupe sont rassemblées dans un système documentaire accessible via l’intranet du Groupe et comprenant notamment :

▪ les règles comptables IFRS Groupe ;

▪ les règles d’élaboration des comptes consolidés et celles relatives aux opérations intra-groupe ou inter-compagnies ;

▪ les instructions trimestrielles relatives à la consolidation diffusées à l’ensemble des sociétés concernées ;

▪ le guide d’utilisation du progiciel de consolidation ; ce progiciel contenant les contrôles nécessaires à la cohérence des divers éléments constituant la consolidation des comptes ;

▪ les règles et modes opératoires de l’ERP Groupe (M3) ;

▪ les procédures de suivi spécifique des encours de crédit des compagnies aériennes ;

▪ les procédures de gestion et de suivi du risque de change ;

▪ les procédures liées aux formats et contenus “standards Groupe” de reporting et budget ;

▪ les procédures liées aux contrôles Qualité, accidents du travail, Ressources Humaines, Sécurité, Environnement, etc.

b) Procédures budgétaires

La direction générale du Groupe définit les hypothèses économiques et financières générales conformément à la stratégie du Groupe.

Sur la base de ces orientations générales, les différentes branches préparent un projet de budget annuel, associé à l’élaboration d’un business plan pluriannuel. Cet ensemble est ensuite présenté à la direction générale du Groupe. Cette phase du processus permet d’acter les options opérationnelles à suivre par les branches et leurs divisions, ainsi que les évolutions à moyen et long terme au travers du business plan.

L’ensemble de ces budgets est également déposé dans une base de données Groupe accessible par les différents responsables concernés (société, division, branche, Groupe) à tous les stades du processus budgétaire.

c) Procédures relatives au financement et à la trésorerie

La direction générale et la direction administrative et financière du Groupe fixent les règles à suivre en termes de couverture des risques de change et de taux pour l’ensemble du Groupe.

Zodiac Aerospace assure la totalité du financement du Groupe et prête les fonds nécessaires aux entités concernées. La gestion de la relation bancaire est gérée au niveau du Groupe. Ainsi, aucune entité ne peut obtenir de facilités de crédit ni de lignes de caution ou de couvertures de change et de taux, sans l’accord de la direction administrative et financière du Groupe.

L’ensemble des informations concernant les relations bancaires, les délégations de pouvoirs accordées, les autorisations de cartes de crédit, les cautions émises pour chaque compte, est répertorié dans une base de données régulièrement revue par la direction administrative et financière du Groupe ainsi que par les responsables financiers de branche.

Les différents risques relatifs à la marche de ces activités sont également analysés au cours des revues de comptes et d’activités mensuelles.

d) Procédures de reporting

Chaque entité adresse mensuellement un reporting dont le format ainsi que la date de transmission sont communs à l’ensemble du Groupe. Ces documents, ainsi que les reporting par division et branche, sont commentés par les comités opérationnels et mis à disposition sur l’intranet du Groupe.

Le département reporting Groupe établit alors le reporting mensuel consolidé, mis à disposition sur l’intranet, et présenté régulièrement au Comité Exécutif du Groupe.

Des réunions mensuelles de “revue de comptes et d’activités” des branches ont lieu, auxquelles participent le Président du Directoire, le Directeur Administratif et Financier du Groupe, le Directeur Opérationnel et le Directeur Financier de la branche concernée. Au cours de ces réunions, les éléments chiffrés du mois ainsi que les différents faits marquants sont présentés et analysés, et les éventuels plans d’actions en découlant fixés.

e) Procédures relatives à l’établissement des comptes consolidés

Les procédures visant à garantir l’exhaustivité et la fiabilité des états financiers du Groupe ont été établies par la direction administrative et financière.

Une procédure approfondie est mise en œuvre pour les clôtures semestrielles et annuelles et ce, pour les sociétés du Groupe les plus significatives. Dans le cadre de l’arrêté annuel, une réunion se tient, en présence du Président du Directoire, du Directeur Administratif et Financier du Groupe et des responsables de branches et de divisions, afin d’effectuer une revue des points comptables et fiscaux de ces sociétés, avant la clôture des comptes et l’intervention des Commissaires aux comptes.

Cette procédure permet de finaliser notamment les positions sur les provisions et détecter les anomalies éventuelles sur l’ensemble des comptes afin de les régulariser avant la phase finale de clôture. Les états financiers sont établis à l’aide d’un logiciel édité par une société spécialisée, constituant un outil structurant permettant la mise en œuvre des règles et principes comptables de référence.

f) Procédures relatives au suivi des assurances

La direction juridique, en collaboration avec la direction administrative et financière du Groupe, assure le suivi de l’ensemble des problématiques liées aux assurances. Cette organisation permet un suivi centralisé de l’ensemble des risques assurantiels ainsi que la négociation des polices d’assurance “Groupe”. L’ensemble des polices souscrites par le Groupe est déposé dans une base de données réservée à cet effet, comprenant également des synthèses sur l’évolution des primes et garanties d’assurance du Groupe, et accessible en temps réel par les personnes autorisées.

Une méthode de suivi des risques industriels et d’élaboration des plans de redémarrage a été développée avec FM Insurance. Des réunions trimestrielles ont lieu avec l’assureur, le Président du Directoire, le Directeur Administratif et Financier du Groupe, les responsables juridiques et risques industriels Groupe pour prendre connaissance :

▪ de l’évolution des actions de réduction/suppression de ces risques ;

▪ de la préparation et la mise en œuvre des plans de sauvegarde.

108 RAPPORT ANNUEL ZODIAC AEROSPACE / RAPPORT FINANCIER 2013/2014