SGCP

Secrétariat général du Conseil de Paris

AU SERVICE DE LA VIE DÉMOCRATIQUE PARISIENNE

FAITS MARQUANTS

Assurer aux élus les moyens d’exercer leurs missions

• Préparation du changement de mandature avec l’élaboration de 21 fiches actions pour anticiper et perfectionner les nombreuses mesures attendues du SGCP (accompagnement, accueil, installation, information).

• Constitution des dossiers des 517 élus parisiens suite à la loi de financement de la sécurité sociale pour 2013 prévoyant l’affiliation de tous les élus.

Assurer le fonctionnement des séances du Conseil

• Perfectionnement d’ODS (outil de dématérialisation des documents de séance) : futurs modules statistiques et inscription des orateurs, tableau post-commissions des amendements et voeux, etc.

• Construction progressive de la future application Paris Délib’ (outil de suivi et de validation des projets de délibération), en remplacement d’Alpaca, avec le SGVP et la DSTI.

• Mise en place d’une nouvelle base de données des élus et des désignations.

Accompagner les travaux des Missions d’information et d’évaluation (MIE)

• Bilan global de l’activité des MIE 2008-2012 au Conseil de Paris de février 2013.

• Appui à la 8^e MIE sur la politique immobilière de la collectivité présentée en Conseil de Paris en avril.

• Publication de 4 articles dans la Lettre du SGCP sur les secrétariats généraux d’assemblée.

• Bilan et mise en perspective de la pratique parisienne des MIE 2008-2013.

• Suivi des MIE précédentes.

Mettre à l’honneur la mémoire des Assemblées

• Réalisation avec l’Observatoire de l’égalité femmes/hommes de la plaquette Des pionnières à la parité : les femmes au Conseil de Paris de 1945 à 2008.

• Accueil de 400 enfants dans le cadre des Enfants du patrimoine.

• Contribution à l’organisation des Journées européennes du Patrimoine.

• Présentation à l’Amicale des anciens conseillers de la base illustrée sur les élus.

• Poursuite des bases illustrées : Élus avant 1977, Ces femmes dont Paris s’honore.

Informer, communiquer, préserver

• Édition de 5 numéros de la Lettre du SGCP.

• Création d’une fonction archivage à la MIDOC : sensibilisation des cabinets, rubrique Intranet, organisation d’une visite aux Archives de Paris.

• Mise en ligne sur IntraParis des données des élus depuis 1977.

• Création d’une rubrique IntraParis « Élections municipales-Résultats » (les élus depuis 1953).

• Accueil de 2 expositions à la bibliothèque du Conseil.

Réorganiser et moderniser le SGCP

• Création du Service de Communication, Information et Conseil (SCIC) intégrant la MEEC et la MIDOC : veille documentaire et juridique, communication externe et interne, archives et mémoire du Conseil de Paris.

• Choix du logiciel Eudonet pour gérer les 5 000 réservations de salle.

• Gestion en ligne des commandes de presse.

• Nouveau logiciel pour inventorier et localiser le mobilier réparti dans les 450 bureaux.

• Création d’un service de reprographie à la demande.

• Installation de Windows 7 et de Zenworks 11 sur la quasi-totalité des 450 postes du SGCP.

Renforcer la formation

• Intégration au catalogue de formation de la DRH de 3 modules Conseil de Paris.

• Forte hausse des formations, notamment managériales et informatiques (+ 24 bilans professionnels pour les collaborateurs d’élu).

• Présentation in situ du Conseil de Paris aux agents des directions (DPVI, DASES, DA, DAJ).

• 26 élèves de 3^e accueillis en stage découverte.

ET DEMAIN ?

◂ Changement de mandature : bilan d’activité 2008-2014 ; conseil aux élus et aide aux collaborateurs sur les conditions de fin de mandature ; accompagnement des fonctionnaires des cabinets et groupes ; accueil des 163 conseillers de Paris, information des 527 élus parisiens ; premières délibérations du Conseil (règlement intérieur, indemnités et formation des élus, etc.) ; accueil et information des nouveaux collaborateurs ; installation matérielle et informatique des cabinets et groupes.

◂ Déploiement des nouveaux outils : Paris Délib’, nouvelles fonctionnalités d’ODS, base de données des élus et désignations.

◂ Conséquences des évolutions législatives sur le statut de l’élu et l’exercice du mandat local et sur le futur conseil territorial de la Métropole.

428 agents (dont les collaborateurs d’élus)

23 millions d’euros en fonctionnement

0,05 million d’euros en investissement

« Afin de préparer l’installation des nouveaux élus, le service a réalisé un important travail d’inventaire du mobilier se trouvant dans les 450 bureaux gérés par le SGCP. La traçabilité du mobilier est assurée par un système d’étiquettes à code barre permettant leur localisation instantanée via un logiciel spécialisé. Ce projet nous a demandé plus d’un an de travail, de la définition des besoins à la réalisation pratique de l’étiquetage manuel. »

BRUNO FILLON, RESPONSABLE DE L’AGENCEMENT ET DES ÉQUIPEMENTS DE BUREAU

56