BUREAU DU CABINET

LES SERVICES ADMINISTRATIFS DU CABINET DU MAIRE

• Les services administratifs du Cabinet assurent le bon fonctionnement du Cabinet du Maire : logistique, informatique, téléphonie, ressources humaines, budget, marchés publics… Les agents y assurent l’accompagnement des conseillers du Maire, ainsi que certaines missions transversales tels le suivi traitement du courrier du Maire et l’édition du BMO.

• Les services de la Délégation générale à l’Outre-Mer y sont également rattachés.

FAITS MARQUANTS

BMO

→ L’intérêt porté par les administrés aux décisions de l’exécutif parisien se traduit par un net accroissement des demandes de recherche à effectuer dans nos anciennes éditions. Le Service des publications administratives a élargi son action en assurant une plus complète et immédiate information :

• en effectuant une refonte des archives et des collections de sa salle de lecture située au 4, rue de Lobau. Le Service propose à la consultation l’ensemble des éditions du BMO-BDO bihebdomadaire depuis 1973 et celles des BMO-BDO débats et délibérations du Conseil de Paris depuis 1986.

• en devenant acteur de cette diffusion de l’information en se coordonnant à d’autres entités telles que les bibliothèques administratives de la Ville ou en participant à la session d’information des bibliothécaires de la Ville.

• en devenant contributeur du MIB (Messages In the Bottle), nouvel outil de traitement des messages postés par les Parisiens sur le site paris.fr.

→ Mais aussi en facilitant l’accès à ses supports dématérialisés :

• en assurant la mise à jour permanente des éditions numériques des BMO et BDO de la Ville et du Département de Paris sur les sites Internet et Intranet.

• en orientant systématiquement ses nouveaux correspondants vers les supports dématérialisés.

Le bureau du courrier du Maire Le bureau du courrier s’adapte aux nouvelles technologies :

→ en élaborant des réponses aux courriels adressés au Maire sur des questions souvent complexes et pointues (plus de 9 000 en 2012).

→ en proposant des réponses personnalisées et adaptées à l’ensemble des correspondances papier postées par les particuliers, en vue de satisfaire leur demande dans les meilleurs délais (18 200 en 2012).

→ en tenant des statistiques annuelles, quantitatives et thématiques, sur les courriers et courriels reçus au cabinet du Maire.

→ en constituant le point d’entrée unique de tous les plis provenant de la poste du Louvre, ainsi que tous ceux acheminés par coursiers ou navettes internes.

→ en procédant à la lecture, l’orientation, l’enregistrement et la numérisation des courriers adressés au Maire, à l’exception des courriers réservés, afin d’en assurer la traçabilité.

La Délégation générale à l’Outre-Mer

→ Le partenariat avec le cinéma Le Lincoln sur les Champs-Élysées a permis de donner une visibilité aux films sur l’Outre-Mer : Les Mardis de l’Outre-Mer organisés une fois par mois.

→ Élaboration d’une présentation de la DGOM se déclinant sous forme de fiches de grande qualité.

→ Transformation des marchés annuels de commémorations et de partenariats en un marché d’une durée de trois ans qui donne une certaine lisibilité aux actions de la DGOM.

→ Dans le cadre des conventions avec les collectivités territoriales locales, la DGOM a préparé la convention qui a été signée au mois de janvier 2012 avec le conseil général de Mayotte.

→ Une convention est en préparation avec les provinces, le Congrès et le Gouvernement de Nouvelle-Calédonie.

ET DEMAIN ?

BMO : Nouvelle présentation thématique des textes publiés pour une meilleure lisibilité et un accès rapide aux informations.

Baisse de la diffusion papier en orientant les lecteurs vers les abonnements électroniques.

Bureau du courrier : Mise en service début 2014 du logiciel courrier Élise au sein du cabinet du Maire.

DGOM : En janvier 2013 Danielle Apocale a été nommée déléguée générale à l’Outre-Mer. Dans le cadre des missions qui lui ont été confiées, la DGOM portera une attention particulière :

- aux agents en définissant avec le Secrétariat général et le Cabinet les axes pour mieux prendre en compte leurs attentes et leurs perspectives d’évolution de carrière.

- au Centre municipal d’accueil et d’information en déployant ses axes d’intervention pour une optimisation des résultats.

- aux conventions mises en place avec les collectivités d’Outre-Mer en les faisant vivre et en présentant un rapport circonstancié sur les actions menées.

- au développement du Carnaval tropical, en travaillant, dans un cadre budgétaire maîtrisé, aux retombées sur le long terme.

- à la valorisation des cultures et du patrimoine des Outre-Mer.

« Le bureau du courrier se transforme pour répondre aux nombreux courriels reçus cette année en complément des courriers traditionnels. Le dispositif, opérationnel dès la fin 2011, a connu une croissance continue en 2012. 9 300 méls ont ainsi été traités, soit environ 20 % des questions posées sur le site paris.fr. Le bureau a également répondu aux courriels émanant de l’étranger (300 réponses en anglais sur la période). »

152 agents

1,18 million d’euros en fonctionnement

0,02 million d’euros en investissement

De gauche à droite :

Le stand de la Mairie de Paris lors de la Foire de Paris.

La représentation de L’Île de Merlin de Gluck en octobre 2012, visant à montrer à Paris les talents des Outre-Mer dans le domaine des arts lyriques.

54 MAIRIE DE PARIS / RAPPORT D’ACTIVITÉ DES SERVICES 2012