DA

Direction des Achats

MIEUX ACHETER POUR LA VILLE

• Fournir des prestations de qualité aux directions et réaliser des économies achats.

• Développer les relations fournisseurs en amont des marchés, pour mieux connaître les possibilités, augmenter la concurrence et le nombre d’offres sur les marchés.

• Saisir les possibilités de développement durable et d’insertion sociale dans nos achats.

• Détecter les innovations technologiques qui pourraient améliorer la satisfaction des besoins.

FAITS MARQUANTS

La collaboration avec les directions

→ La DA a consolidé son périmètre d’activité sur les achats de travaux de bâtiment (marchés supérieurs à 500 000 € et 10 grands projets lancés en 2012), les achats de communication et ceux du secteur social. Ce sont 1 500 marchés qui ont été gérés par la DA en 2012 en s’appuyant sur un travail collaboratif avec les directions.

→ Une démarche de bilan des contrats de service a été engagée avec chaque direction. Ces réunions ont permis de faire le point sur les modes de fonctionnement actuels et les évolutions possibles.

Le déploiement de l’outil de programmation

→ L’outil de programmation des achats, qui constitue la première brique du SI Achats, a été déployé en octobre 2012 à la DA et au sein des pôles achats des directions. Il couvre les étapes de préparation en amont du marché (sourcing, groupes utilisateurs, etc.) jusqu’à la saisie des marchés dans Alizé. Le suivi partagé des plannings permet ainsi de fluidifier les échanges d’information, de sécuriser les délais, de fiabiliser les programmations et d’anticiper la charge de travail. Le travail en mode projet avec les directions et en interne se trouve aussi renforcé. Enfin, les modèles de planning par type de procédure constituent un outil d’aide à la décision pour les acheteurs.

La mise en œuvre du projet de direction

→ Les premières étapes du plan d’actions 2011-2013, élaboré suite au séminaire des cadres de la DA, ont été mises en œuvre. Le projet de direction s’articule autour de quatre objectifs majeurs :

• garantir la qualité des achats pour la Ville et les Parisiens ;

• renforcer le partenariat avec les directions ;

• valoriser les compétences humaines et le travail en équipe ;

• professionnaliser les relations fournisseurs.

→ Le plan d’actions de la direction a été complété, pour 2013, avec de nouvelles actions issues de Paris&Moi et de la cartographie des risques.

La poursuite d’une démarche fournisseur active

→ Des réunions d’information fournisseurs ont été organisées en amont des marchés les plus significatifs avec les directions pour une meilleure connaissance mutuelle et afin d’augmenter la concurrence sur les marchés. La réunion d’information organisée pour l’accord-cadre « Travaux Tout Corps d’État ” qui a rassemblé 130 participants, a notamment permis d’obtenir 10,5 offres en moyenne par marché de la part de 31 entreprises dont des PME ayant répondu en groupement (4,5 offres ont été reçues en moyenne par marché en 2012).

→ L’utilisation de l’outil Sourcing par les acheteurs a, par ailleurs, permis un meilleur suivi de la relation fournisseur.

ET DEMAIN ?

Élargissement de nos périmètres d’activité avec les achats de véhicules de la Section des moyens mécaniques (DPE) en janvier 2013, puis de ceux du Service des transports automobiles administratifs (DILT) en avril 2013.

Prise en charge des achats relatifs à l’assainissement du Service technique de l’eau et de l’assainissement en juin 2013.

Déploiement de l’outil d’approvisionnement du SI Achats auprès de 2 000 utilisateurs par étape à partir de juin 2013. Cet outil couvrira la demande d’achat faite par les demandeurs jusqu’au service fait. Il sera intégré dans l’univers Alizé et SIMA. L’accès aux marchés existants et la commande seront facilités avec la mise en place de catalogues en ligne. Les services disposeront d’outils de pilotage de l’activité et des dépenses pour un meilleur suivi des approvisionnements et des politiques de consommation.

Poursuite de la mise en œuvre du plan d’actions de la direction.

THÉRÈSE ORTIZ, CHEFFE DU BUREAU DE LA COORDINATION APPROVISIONNEMENT DU CSP ACHATS TRANSVERSES

« Mon métier est d’accompagner les directions et les mairies dans l’exécution des marchés. Les échanges avec les utilisateurs sont enrichissants pour les agents du bureau et les retours positifs motivants. Par exemple, la fiche d’utilisation du marché transmise aux pôles achats approvisionnement et aux comptables depuis cette année est très appréciée. Elle synthétise les conditions de commande, de paiement et les garanties à activer en cas de défaillance du titulaire. »

Engagée dans une démarche de performance depuis 2010. Moins de 5 % des marchés gérés par la DA ont été déclarés infructueux en 2012.

212 agents

1,71 million d’euros en fonctionnement

De gauche à droite :

Les travaux de rénovation du stade Jean-Bouin (16^e).

Séminaire des cadres visant à définir le projet de direction

44 MAIRIE DE PARIS / RAPPORT D’ACTIVITÉ DES SERVICES 2012